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Comunicación

La comunicación, herramienta de la empresa... 2º y última parte

21-10-2005

Eduardo Press

Niveles de comunicación

En una empresa coexisten diferentes niveles de comunicación: la comunicación vertical, entre diferentes niveles de jerarquías y, la comunicación horizontal, en el mismo nivel, entre pares.

Y estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a través de encuentros, reuniones, y entrevistas, e informales, a través de encuentros casuales, o no siguiendo las vías jerárquicas formales.

Cuando se desarrolla una adecuada política comunicacional, se propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código común, y se optimiza la participación del personal a través de una genuina motivación, en todos sus niveles.

Comunicación descendente

Permite mantener informados a los miembros de una organización de todos aquellos aspectos necesarios para un buen desenvolvimiento.

Proporciona a las personas información sobre lo que deben hacer, el cómo y qué se espera de ellas.

Las trampas posibles en este nivel son los estilos autoritarios de dirección, y la creencia de que una clara comunicación pueda ser tomada como un signo de debilidad.

Ciertas dificultades también se producen en empresas de organización muy compleja, o con diferentes sedes, algunas muy alejadas de otras.

Comunicación ascendente

Para un directivo puede ser la más importante, ya que le permite conocer que funciona y que no. Permite mantener contacto directo con sus colaboradores, conocer las opiniones y necesidades de la gente que trabaja en su empresa, herramienta muy necesaria para la toma de decisiones.

Permite conocer el estado de ánimo y motivación de cada colaborador, percibir la magnitud de los problemas. Promueve la participación y el aporte de ideas. Genera un acercamiento hacia los directivos, lo que crea condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas por las personas de la base.

Se puede chequear de que forma llegó la información emitida descendentemente.

La principal trampa en este nivel es no escuchar, la mayoría de las veces por falta de hábito, otra cuando en algún punto de la escala se corta la comunicación hacia arriba por una creencia compartida: cuando un subordinado transmite problemas hacia arriba es porque no está cumpliendo adecuadamente su función; lo único que se genera de esta forma es el desconocimiento de lo que sucede.

Otra dificultad muy importante en este punto es la falta de claridad en las relaciones, cuando los organigramas no están claramente definidos y la gente no sabe de quién dependen y a quién debe dirigirse.

Comunicación horizontal

Es interesante que se fomente este tipo de comunicación, ya que un buen entendimiento en este nivel permite el funcionamiento de eficaces equipos de trabajo. Un estilo de dirección participativo es un factor de estímulo para la comunicación en este nivel, lo cual favorece la coordinación de diferentes actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan.

Genera espíritu de cuerpo y clima de trabajo en común. Facilita la disolución de rumores y malos entendidos. Permite la creación de confianza y compañerismo.

Algunas trampas en la comunicación surgen en este nivel cuando existe la creencia de que uno mismo o "mi sección" es más importante que las otros. También por el uso de lenguajes o "jergas" específicos que pueden dejar a algunos fuera del entendimiento.

Casos

Empresas, con estructuras de diferente complejidad, cantidad de personas trabajando en ella, de distintos rubros, y de funciones diversas dentro de la sociedad, pueden beneficiarse al prestar una adecuada atención a la Comunicación.

Una de las consultas más comunes que recibimos es la que se refiere a un grupo de trabajo, en el cual cada miembro actúa desligado de los otros, dando por resultado una serie de decisiones que no tienen en cuenta otras areas de la empresa, con la consecuente falta de comprensión del resto, y costosas dificultades en la implementación de las acciones correspondientes, con resultados menores que los esperados.

Diversas han sido las fuentes desde las cuales hemos recibido consultas sobre estos temas: a) un colegio con múltiples secciones y una estructura administrativa compleja; b) una empresa productora de electricidad, con una organización complicada, con diferentes sedes; c) una empresa de artículos electrónicos con dificultades en la comunicación con clientes en los servicios de posventa; d) un importante laboratorio de productos medicinales, para trabajar temas de comunicación con el equipo de agentes de propaganda médica; e) uno de los hoteles cinco estrellas de Buenos Aires, para hacer un trabajo que permita reconocer las pautas del funcionamiento desligado de sus gerentes y su transformación en "team".

Por lo universal y cotidiano de la comunicación entre personas, los aprendizajes de estas actividades son de aplicación inmediata, y los resultados se verifican en poco tiempo. Si se consigue un funcionamiento armónico de la comunicación en una empresa u organización, esta se convierte en una herramienta invalorable para el crecimiento sostenido.

Una adecuada comunicación favorece un buen entendimiento, lo cual es un factor de motivación y una inagotable fuente de energía  

Síntesis

Etimológicamente comunicación proviene del latín y quiere decir compartir con.

Aún en un mundo informatizado, sea por E-mail, internet, fax, teléfono, alrededor de un escritorio, frente a una mesa de reuniones, en un pasillo, la comunica-ción (el compartir con ) entre las personas es el corazón de cualquier empresa u organización. Una comunicación eficaz es una exigencia de primer orden para mantener la excelencia en una persona o empresa. Una adecuada comunicación favorece un buen entendimiento, lo cual es un factor de motivación y una inagotable fuente de energía.

Eduardo Press

Socio y Director de Eduardo Press Consultores. Director de la Escuela Argentina de Psicología Organizacional. Médico. Terapeuta familiar. Mediador (habilitado por el Min. de Justicia, Disposición Nº 735). Consultor Organizacional. Con más de 29 años de experiencia en el área. Especialista en Comportamiento Humano y Organizacional, Comunicación, Negociación y Manejo de Conflictos. Consultor Asociado y miembro del Comité de Ética del Grupo Consultor SIAD (Servicios Integrales para la Alta Dirección). Fue Profesor de la Escuela de Mediación y Arbitraje del Consejo de Profesionales de Ciencias Económicas de Capital Federal. Ex Vicepresidente y actual miembro del Comité de Acreditaciones de la Asociación Sistémica de Buenos Aires. Autor del libro "Psicología de las Organizaciones" de Ediciones Macchi de reciente aparición. Autor de numerosos artículos en publicaciones especializadas. Fue profesor titular de Psicología Sistémica en la Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales (UCES) y profesor de Negociaciones en la Universidad de Palermo.

www.epconsultores.com

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